A. Pengelolaan
Surat Menyurat
1.
Pengertian Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang
membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan yang memberikan pengawasan pada
semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan.
2. Surat
Menyurat
a. Pengertian Surat
Pada
dasarnya surat adalah informasi tertulis yang digunakan sebagai alat komunikasi
tertulis yang dibuat dengan persyaratan surat menyurat.
Secara umum
surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan
digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu
pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Jadi, dapat disimpulkan
bahwa surat adalah menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak ke
pahak lain, berupa pemberitahuan, pernyataan, pemikiran, dan sebagainya.
b. Fungsi Surat
Adapun fungsi surat yaitu sebagai
berikut :
1)
Sebagai tanda bukti tertulis yang
otentik.
2)
7
|
3)
Sebagai alat mengingat atau berfikir.
4)
Sebagai duta atau wakil dari penulis, pejabat
atau organisasi pengirim surat.
5)
Sebagai barometer (kemajuan) perusahaan.
6)
Sebagai dokumentasi (berketalian dengan
sejarah) perusahaan.
c. Tujuan menulis surat
Adapun tujuan
dari menulis surat yaitu sebagai berikut :
1)
Untuk memberi tahu atau menyampaikan
informasi, penjelasan kepada pihak lain.
2)
Untuk menerima atau mendapatkan informasi
penjelasan, tanggapan, balasan yang disampaikan.
3)
Untuk memperlancar arus informasi yang
diterima jelas dan tidak salah pengertian.
d. Sifat dan derajat surat
Adapun sifat dan
derajat surat yaitu sebagai berikut :
1)
Surat sangat rahasia, adalah surat yang
informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi serta hanya dapat
diketahui oleh orang yang berhak menerimanya.
2)
Surat rahasia, adalah surat yang
informasinya membutuhkan pengamanan yang khusus serta hanya dapat diketahui
oleh orang yang berwenang.
3)
Surat terbatas, adalah surat yang
informasinya membutuhkan pengamanan biasa serta hanya dapat diketahui oleh
orang yang berwenang saja.
4)
Surat biasa, adalah merupakan surat yang
tidak memerlukan pengaman khusus.
e. Jenis-jenis surat
Adapun
jenis-jenis surat yaitu sebagai berikut :
1)
Surat dinas, adalah surat yang berasal
dari perorangan atau perusahaan yang ditujukan kepada perusahaan.
2)
Surat niaga, adalah surat yang membuat
persoalan niaga dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.
3)
Surat pribadi, adalah surat yang
sifatnya tidak boleh atau tidak baik dibaca oleh orang yang bukan
berkepentingan.
4)
Surat rahasia, adalah surat yang tidak
boleh dibaca langsung oleh unit kearsipan tetapi harus disampaikan kepada yang
berhak.
B.
Prosedur Penanganan Surat Menyurat
Prosedur
penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan
dua sistem, yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.
1. Sistem
buku agenda
Karakteristik mail handling
sistem buku agenda adalah saat penanganan dan pendistribusian surat diperlukan
buku-buku sebagai berikut :
a. Buku
agenda surat masuk
Buku
agenda surat masuk yaitu buku catatan untuk mencatat surat masuk sebelum surat
dikelola lebih lanjut, maka surat yang telah smasuk ke suatu instansi harus di
agenda terlebih dahulu supaya segera ditemukan ketika surat tersebut
dibutuhkan.
Tabel 2.1
Contoh buku agenda
surat masuk pada kantor Kementerian Agama
Kabupaten Kuningan
No
|
Tanggal Terima
|
Dari Instansi
|
Tanggal Surat
|
Nomor Surat
|
Isi Surat
|
Ket
|
|
Depag
|
Instansi Lain
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(
Sumber : Buku agenda surat masuk pada kantor kementerian agama)
b. Buku
agenda surat keluar
Buku agenda
surat keluar adalah buku catatan untuk mencatat surat yang di keluarkan oleh suatu
instansi sebelum surat diberikan kepada yang bersangkutan.
Tabel 2.2
Contoh bentuk buku agenda surat
keluar pada kantor Kementerian Agama Kabupaten Kuninngan
No
|
Tanggal
|
Dari
|
Perihal/isi surat
|
Kepada
|
Kode
|
Keterangan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(
Sumber : Buku agenda surat keluar pada kantor kementerian agama)
c. Buku
ekspedisi intern
Buku
ekspedisi intern yaitu buku yang digunakan untuk menginformasikan bahwa surat
yang masuk yang perlu ditindak lanjuti (berdisposisi) sudah didistribusikan dan
diterima oleh yang bersangkutan (yang mendapat disposisi) dan dibuktikan dengan
adanya tanda tangan penerima surat.
d.
Buku ekspedisi ekstern
Buku
ekspedisi ekstern yaitu buku catatan yang digunakan untuk menginformasikan
bahwa surat keluar perusahaan/instansi sudah didistribusikan/dikirimkan dan
dibuktikan dengan adanya tanggal kirim surat.
2.
Prosedur penangan surat menyurat
sesuai sistem buku agenda
a.
Prosedur
penanganan surat masuk sesuai sistem buku agenda
Prosedur
penanganan surat masuk sesuai sistem buku agenda yaitu sebagai berikut:
1)
Penerimaan surat masuk
Prosedur
penerimaan surat masuk adalah sebagai berikut :
a)
Mengumpulkan dan menghtung jumlah surat
yang masuk
b)
Meneliti ketetapan alamat pengirim
c)
Menandatangani bukti pengiriman sebagai
tanda bahwa surat telah diterima.
2)Penyortiran
surat masuk
Penyortiran
surat masuk adalah suatu kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih
lanjut, kegiatan pemisahan surat disebut penyensoran atau pemilahan. Penyortiran
ini dilakukan oleh petugas penerima surat diloket penerimaan surat masuk.
Prosedur
penyortiran surat masuk masuk adalah sebagai berikut :
a)
Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris,
karyawan, dengan surat dinas yang lainnya yang harus ditindak lanjuti.
b)
Menggolong-golongkan surat dinas ke
dalam surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.
3)
Pencatatan surat masuk
Pencatatan
surat masuk dilakukan untuk memberi keyakinan akan ketetapan pencatatan bagian
petugas tata usaha. Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan
buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu.
4)
Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan
surat masuk adalah mencatat surat masuk ke dalam buku agenda (buku harian) buku
ini biasa disebut buku agenda surat masuk (daili maild record) petugasnya
disebut agendaris.
5)
Setelah surat diagenda surat dibaca oleh
pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu ditindak
lanjuti diberi lembar disposisi.
6)
Surat diserahkan kepada
sekretaris/kepala TU.
7)
Untuk surat-surat masuk yang didisposisi
sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di buku agenda surat masuk pada
kolom “diteruskan kepada” yaitu pihak yang mendapat disposisi.
8)
Oleh sekretari/kepala tata usaha surat
yang berdisposisi didistribusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku
ekspedisi intern.
9)
Surat ditindak lanjuti sesuai dengan
disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian.
10)
Selesai diproses surat masuk diserahkan
kebagian arsip untuk diarsipkan.
b.
Prosedur penangana surat keluar sesuai
sistem buku agenda
Prosedur
penanganan surat keluar sesuai sistem buku agenda yaitu sebagai berikut :
1)
Diawali dengan adanya perintah/disposisi/intruksi
pembuatan surat.
2)
Pembuat konsep surat oleh pihak yang
mendapat disposisi (alamat disposisi)
3)
Konsep surat diserahkan kepada pihak
yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan.
4)
Apabila naskah surat sudah disetujui
kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda surat keluar
(verbalis).
5)
Konsep surat diserahkan ke bagian
pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat.
6)
Naskah surat diteliti kerapihan dan
kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh Kepala TU/Sekretaris.
7)
Apabila naskah surat sudah sesuai dengan
konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (Kepala TU/Sekretaris) diberi tanda
taklik pada surat tindasan sebelah kiri salam penutup.
8)
Naskah surat dan tindasan diserahkan
kepada pihak yang memberikan disposisi untuk ditandatangani.
9)
Serahkan surat kepada verbalis untuk
dicatat pada buku agenda surat keluar.
10)
Selesai pencatatan,naskah asli diserahkan
kepada ekspeditur untuk diperiksa perlengkapan suratnya, dicatat pada buku
ekspedisi intern dan surat keluar ekstern.
11)
Tembusan surat diserahkan kepada
arsiparis untuk diarsipkan.
3. Prosedur penanganan surat menyurat sesuai sistem kartu
kendali
Penanganan surat sisten kartu kendali
merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai
hasil peneliltian yang diciptakan Arsip Nasional RI (ANRI) bekerja sama dengan
Lembaga Administrasi Negara (LAN).
Sistem ini banyak diterapkan di instansi
pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.
a. Pengertian
kartu kendali
Kartu
kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan
penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat
dengan mudah ditemukan kembali.
b. Karakteristik
sistem kartu kendali
1) Surat
terlebih dahulu dikelompokan menurut sifatnya (surat penting, surat rahasia, dan
surat biasa).
2) Masing-masing
surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya.
3) Pada
saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran
lepas baru diakhir periode kartu/lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid
menjadi sebuah buku.
c. Fungsi
kartu kendali
1)
Alat pengendali surat masuk dan surat
keluar
2)
Alat pelacak surat
3)
Arsip pengganti bagi surat-surat yang
masih dalam proses
4)
Sebagai pengganti buku agenda dan kartu
kendali
d.
Keuntungan menggunakan kartu kendali
1)
Lebih efisien disbanding buku agenda
2)
Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa,
rahasia)
3)
Menghilangkan
pencatatan berulang
4)
Mudah melacak lokasi surat yang diproses
5)
Memudahkan penyusunan arsip
6)
Memudahkan inventarisasi dan penilaian
arsip
Penanganan surat menggunakan kartu
kendali hanya mencatat surat masuk dan surat keluar yang sifatnya penting saja,
sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar
surat biasa, begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar
surat rahasia oleh petugas pencatat surat.
C. Sarana
dalam Pengelolaan Surat Menyurat
Dalam penanganan surat
menyurat diperlukan sarana dan prasarana untuk menunjang kelancaran dalam
pengurusan surat.
Adapun sarana yang digunakan dalam
pengelolaan surat menyurat yaitu sebagai berikut :
1.
Kartu kendali
Kartu
kendali yaitu selembar kertas berukuran 10 cm yang berisikan suatu surat.
Gambar 2.1 Kartu Kendali
2.
Lembar disposisi
Lembar
disposisi yaitu lembar kertas dalam ukuran tertentu yang dipergunakan oleh pimpinan
sebagai sarana komunikasi antara pimpinan dan bawahan.
Gambar 2.2 Lembar Disposisi
3.
Folder
Folder
yaitu lipatan kertas tebal atau karton manila yang terbentuk segi empat panjang
untuk menyimpan arsip atau untuk menempatkan arsip di dalam file/cabinet.
Gambar
2.3 Folder
4.
Map
Map
yaitu lipatan kertas atau karton (kertas
manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.
Gambar 2.4 Map
5.
Filling cabinet
Filling
cabinet yaitu perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang yang diletakan secara
vartikal (berdiri) digunakan untuk menyimpan arsip.
Gambar 2.5 Filling Cabinet
6.
Guide
Guide
yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai skat atau pemisah dalam penyimpanan
arsip.
Gambar 2.6 Guide
7.
Buku agenda
Buku
agenda adalah sejenis buku (buku catatan) yang dipergunakan untuk mencatat atau
untuk mendaftar semua surat (surat yang diterrima atau surat masuk), dan surat
yang akan dikirim (surat keluar) oleh suatu kantor atau organisasi.
Gambar 2.7
Buku Agenda
Kalau boleh tau ini menggunakan teori buku siapa ya?
BalasHapusmakasih artikelnya sangat membantu...
BalasHapusMau nnya ka ini sumber buku nya apa ya?
BalasHapuspengiriman alat berat
BalasHapusjasa pengiriman alat berat
ekspedisi alat berat
jasa ekspedisi alat berat
kirim alat berat
distributor cat berkualitas
distributor minyak goreng murah
distributor sembako
jasa ekspedisi murah
pengiriman barang murah di surabaya
jasa pengiriman barang murah surabaya
pengiriman alat berat kalimantan
jasa pengiriman barang kalimantan
pengiriman barang
pengiriman alat berat papua
distributor pipa winlon
distributor pipa
pipa aksesoris
pipa sambungan
bintangkaryabaru
alat berat murah
alatberat bego
alat berat dump truck
alat berat
komatsu excavator
anugerah logam abadi
ekspedisi disurabaya
jasa pengiriman barang