Pengertian & Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Pengertian & Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian & Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

A.    Pengertian Administrasi Perkantoran

Istilah Administrasi perkantoran dalan kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor (office management) yang dikemukakan oleh beberap ahli, yaitu sebagai berikut :

1.      William Spriegel dan Ernest Davies

Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul Principles of Bussiness Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pengudangan dan penjualan.

2.      George R. Terry

George R. Terry mengemukakan dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, manajamen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3.      Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, dalam bukunya yang berjudul National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan  cabang dari seni dan ilmu manajemen  yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.

Sedangkan W.H. Evans dalam buku Administrasi Perkantoran Modern mendefenisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi pengarahan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian  kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

B.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :

1.      Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

a.      Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .

Perencanaan perkantoran, meliputi :

1)      Perencanaan gedung

2)      Tata ruang kantor

3)      Penerangan/cahaya

4)      Ventilasi

5)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)      Anggaran (budgeting) perkantoran

7)      Standar kualitas kerja,

8)      Sistem informasi dan telekomunikasi

b.      Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.

2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :

1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

2)      Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

4)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

d.      Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :

1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)      Kualitas pekerjaan kantor

4)      Pelayanan kantor

5)      Waktu

6)      Biaya perkantoran

2.      Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut 

a.      Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain :

1)      Faktor keamanan

2)      Faktor lingkungan

3)      Faktor harga

b.      Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

1)      Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2)      Gedung memiliki fasilitas yang memadai

3)      Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan

c.       Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut

1)      Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.

2)      Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d.      Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,  seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

e.       Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.

PENERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian Administrasi Perkantoran - Istilah administrasi dalam kepustakaan di luar negeri disebut office management atau manajemen kantor. namun banyak juga ahli ahli dari yang memiliki pendapat yang berbeda namun pada intinya,pengertian yang di kemukaan para ahli adalah sama.

Berikut Pengertian Manajemen Kantor (Office Management) Menurut Para Ahli :

1.William Spriegel dan Ernest Daview
Menurut Pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, yang dituliskan dalam buku beliau yaitu Principle of Business Organization and Operation, Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.

2.Edwin Robinson Dan William Leffingwell
Menurut Edwin Robinson Dan William Leffingwell dalam buku beliau yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa administrasi perkantoran sebagai fungsi,yang merupakan turunan dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kator secara efisien,kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.

3.Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, dalam buku beliau yang berjudul National Office Management Association Report, administrasi perkantoran adalah fungsi untuk menyelenggarakan tata pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.George R.Terry
George R.Terry mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul Office Management and Control, administrasi perkantoran adalah perencanaan , pengorganisasian ,perngkordinasian , dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan.

Sebenarnya Sir W.H.Evans dalam bukunya yang berjudul administrasi perkantoran modern menjabarkan administrasi perkantoran adalah fungsi yang sangat berkaitan dengan proses manajemen dan proses pengarahan semua tahap operasi dari kantor, seperti  proses pengolahan data, komunikasi dan ingatan organisasi.

Dalam pengertian lain yang disempitkan .administrasi perkantoran adalah segala kegiatan yang sifatnya teknis seperti ketatausahaan dari suatu kantor yang mempunyai peranan yang penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang operatif, menyediakan keterangan untuk pimpinan,dan juga fungsi untuk membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dan dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bawah administrasi perkantoran atau manajemen kantor ,merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan,mengawasi (melakukan kontrol),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahaan.

Tidak terjadinya administrasi perkantoran akan berakibat terjadinya ketidak tertiban dalam pekerjaan ketatausahaan yang akan menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif,menghambat pengambilan kebijaksanaan atau keputusan oleh pimpinan,dan menghambat perkembangan suatu organisasi.

KEGIATAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian menurut para ahli

Edwin Robinson dan William Leffingwell 

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

George R. Terry  

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."

Millis Geoffrey 

"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

W.H. Evans 

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

• mengetik (typing)
• menghitung (calculating)
• memeriksa (checking)
• menyimpan warkat/arsip (filing)
• menelepon (telephoning)
• menggandakan (duplicating)
• mengirim surat (mailing)
• mengadakan
• mencatat
• menyortir

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu^[1]:

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
5. Melakukan pengadaan file .

CONTOH JUDUL LAPORAN

KATA PENGANTAR

            Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Laporan Praktek kerja Lapangan (PKL) ini yang dijadikan sebagai salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Akhir Nasional dan Ujian Akhir Sekolah yang diusulkan oleh dinas pendidikan.

            Laporan ini disusun berdasarkan kegiatan penulis selama 2 bulan mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Kuningan.

            Sehubungan dengan hal itu, alhamdulillah penulis telah berhasil melakukan kegiatan di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Kuningan dimana Penulis ditempatkan  dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan menangani tentang “Pengelolaan Surat Menyurat pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Kuningan” hasil kegiatan itulah yang kini Penulis susun sebagai laporan akhir tugas ini.

            Besar harapan penulis semoga laporan ini dapat memenuhi kriteria dan memberikan motivasi pada siswa/siswi SMK Al-Ihya Selajambe-Kuningan, dan menjadi siswa/siswi yang siap pakai, mandiri, dan mampu memasuki dunia usaha dimasa yang akan datang. Sebagai manusia yang mempunyai keterbatasan, Penulis menyadari adanya kekurangan dalam menulis laporan ini, sehingga Penulis sangat mengharapkan saran dan kritik sebagai stimulus bagi Penulis untuk membuat laporan yang lebih baik dimasa yang akan datang.

            Penyusun Laporan Praktek Kerja Lapamgan (PKL) ini di selesaikan Penulis berkat adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, Penulis mengucapkan terima kasih yang setinggi-tingginya kepada :

1.      Yth. Bapak Nurul Iman, H.A., S.Ag., M.Si., Selaku Kepala Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Al-Ihya Selajambe-Kuningan.

2.      Yth. Bapak Drs. H. Agus Abdul Kholik, MM., Selaku Kepala Kementrian Agama yang telah memberikan izin dalam melaksanakan program Praktek Kerja Lapangan (PKL).

3.      Yth. Bapak Endang Firmansyah, S.Pd., Selaku Ketua Prodi Administrasi Perkantoran (AP) sekaligus Ketua Panitia Praktek Kerja Lapangan yang telah membimbing Penulis selama Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Al-Ihya Selajambe-Kuningan.

4.      Yth. Ibu Fitri Harianingsih, S.Pd., Selaku pembimbing PKL sekaligus pembimbing penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang telah membimbing Penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan banyak memberikan saran serta arahan dalam Penulisan laporan.

5.      Yth. Kedua Orang Tua beserta Keluarga tercinta yang telah memberikan do’a dan motivasinya setiap waktu kepada Penulis, sehingga Penulis dapat menyelsaikan penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.

6.      Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan dalam penulisan Laporan Praktek Kerja lapangan (PKL) ini.

            Semoga Allah SWT, membalas kebaikan yang telah diberikan kepada Penulis serta menjadi amalan yang berlipat ganda.

            Demikian kata pengantar ini, semoga laporan yang Penulis susun dapat memenuhi syarat dan kriteria yang telah diajukan oleh tim penyidang, atas perhatian dan bantuan dari Bapak, Ibu, Orang tua, Keluarga beserta teman-teman Penulis ucapkan terimakasih.

                                                                                          Selajambe, September 2014

                                                                                         

                                                                                          Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .........................................................................    i

DAFTAR ISI ........................................................................................  iv

DAFTAR TABEL................................................................................ vi

DAFTAR GAMBAR............................................................................ vii

DAFTAR GRAFIK.............................................................................. viii

DAFTAR LAMPIRAN........................................................................   ix

BAB l PENDAHULUAN             

A.    Latar Belakang.....................................................................    1

B.     Rumusan Masalah................................................................    3

C.     Ruang Lingkup....................................................................    3

D.    Tujuan dan Manfaat.............................................................    6

E.     Metode Penulisan................................................................    8

F.      Sistematika Penulisan..........................................................    9

BAB ll KAJJIAN TEORITIS..............................................................   11

A.    Pengertian Pengelolaan Surat Menyurat..............................    11

B.     Prosedur Penanganan Surat menyurat.................................    13

C.     Sarana dalam Pengelolaan Surat Menyurat.........................    20

BAB lll PEMBAHASAN......................................................................    24

A.    Sejarah perusahaan...............................................................    24

B.     Gambaran umum perusahaan...............................................    25

C.     Profil perusahaan/instansi/lembaga......................................    26

D.    Struktur organisasi dan job deskripsi...................................    37

E.     Sistem yang sedang berjalan................................................    40

F.      Kedisiplinan kerja................................................................    41

G.    Pembahasan.........................................................................    41

BAB IV PENUTUP..............................................................................    45

A.    Kesimpulan.........................................................................    45

B.      Saran..................................................................................    47

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR TABEL
Tabel 2.1	Buku agenda surat masuk pada kantor kemenag	14
Tabel 2.2	Buku agenda surat keluar pada kantor kemenag	14
Tabel 3.1	Keadaan PNS KEMENAG	32
Tabel 3.2	Keadaan pegawai berdasarkan keterangan	33
Tabel 3.3	Keadaan pegawai berdasarkan kemenag berdasarkan pendidikan	34
Tabel 3.4	Keadaan pegawai baedasarkan status usia	34
Tabel 3.5	Buku pencatatan ATK pada kantor kemenag	41

DAFTAR GAMBAR
2.1	Gambar kartu kendali	20
2.2	Gambar lembar disposisi	21
2.3	Gambar folder	21
2.4	Gambar map polio	22
2.5	Gambar filling cabinet	22
2.6	Gambar guide	23
2.7	Gambar buku agenda	23

DAFTAR GRAFIK

DAFTAR LAMPIRAN
1	Daftar riwayat hidup
2	Foto kegiatan
3	Motto
4	Struktur organisasi
5	Sumber dokumen
6	Jurnal kegiatan PKL